Swissuite.nl maakt gebruik van cookies om de website goed te kunnen laten werken en te analyseren hoe de website wordt gebruikt. Voor meer informatie, bekijk ons privacybeleid.

Bel voor meer informatie 024 3615480 |
info@swissuite.nl
Privacy en beveiliging
Privacy en beveiliging

Persoonsgegevens goed beschermd

SWIS Suite is een programma waarmee scholen data verzamelen over gedragsincidenten op school-, klas- en leerlingniveau. Binnen het programma worden data over leerlingen opgeslagen, wat vraagt om een goede waarborging van de privacy van leerlingen. Door middel van de strenge ICT-beveiliging, onderwijsconvenant Privacy en het protocol ‘Omgang met en bescherming van persoonsgegevens Praktikon B.V.’ is er een solide basis gelegd voor de veiligheid van data. Op deze manier kunnen leerling, ouders en scholen er altijd op rekenen dat er zorgvuldig wordt omgegaan met de privacy van leerlingen en personeelsleden.

Verwerkersovereenkomst

Praktikon is als aanbieder van een digitaal product voor scholen aangesloten bij het privacyconvenant onderwijs. Scholen hebben de verantwoordelijkheid om ouders en leerlingen te informeren over de wijze waarop de school persoonsgegevens verwerkt. Praktikon is verwerker van data. De school is daarmee verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. De wet schrijft voor dat de school een verwerkersovereenkomst moet sluiten.

Er zijn vanaf 2018 nieuwe versies van het privacyconvenant en van de verwerkersovereenkomst SWIS Suite, specifiek gericht op SWIS Suite. Deze versies 3.0 zijn volledig in lijn met de nieuwe Europese privacywetgeving, dan toepassing wordt. In deze overeenkomst zijn de afspraken en verplichtingen over en weer vastgelegd. Ondertekenaars van eerdere versies van het convenant zijn automatisch gebonden aan deze versie 3.0.

Wij verzoeken u in deze nieuwe verwerkersovereenkomst op de benodigde informatie in te vullen en ondertekende verwerkersovereenkomst te sturen naar info@praktikon.nl. De volgende informatie dient te worden ingevuld de naam van de school/samenwerkingsverband, BRIN-nummer, gevestigd en kantoorhoudende locatie, rechtsgeldig vertegenwoordigde en functie van deze persoon. Een rechtsgeldige ondertekening en contactinformatie in geval van een beveiligingslek.

Accounts aanmaken

Scholen geven via Praktikon aan wie er binnen de school toegang tot SWIS Suite moet krijgen. Praktikon verzorgt voor alle personeelsleden van de school een account, op basis van de – door de school aangeleverde – inschrijflijst. De school is zelf verantwoordelijk voor het doorgeven van accounts die gedeactiveerd moeten worden. Het is voor de school zelf ook verstandig om hiervoor een procedure op te zetten.

Inlog en wachtwoord

De eerste inlogcode en het wachtwoord voor leerkrachten wordt door Praktikon verstrekt. Bij de eerste inlog wordt de gebruiker direct gevraagd om het wachtwoord te wijzigen naar een persoonlijk wachtwoord. Dit wachtwoord moet aan strenge eisen voldoen. De school is zelf verantwoordelijk dat er op een juiste manier wordt omgegaan met de wachtwoorden; zoals het regelmatig wijzigen, niet automatisch opslaan en niet delen met anderen.

Benodigde gegevens

Het bestuur van een school is en blijft altijd eindverantwoordelijke van alle data. Dit is vastgelegd in de Wet bescherming persoonsgegevens. De school bepaalt zelf welke en hoeveel incidenten door de school verzameld worden. De school is eigenaar van de data en bepaalt zodoende of een leerling in het systeem wordt ingevoerd. Indien een leerling wordt ingevoerd, wordt gevraagd om de voornaam, achternaam en het geslacht. Optioneel kan een school de etniciteit en het BSN-nummer toevoegen, dit is niet verplicht.

Beveiligde locatie en versleutelde weergave

De SWIS Suite-applicatie wordt gehost op een server bij een professionele hostingpartij. De servers zijn gesitueerd bij BIT. De BIT-datacenters zijn gebaseerd op de laatste stand van techniek en voldoen aan de hoogste mogelijke standaards op het gebied van beveiliging en betrouwbaarheid, gecertificeerd conform ISO/IEC 27001. Deze hostingpartij heeft diverse maatregelen en barrières ingeregeld om te voorkomen dat onbevoegden (fysieke) toegang hebben tot de server van SWIS Suite. Meer informatie over BIT is te vinden op www.bit.nl. De data op de server zijn versleuteld. Daarnaast worden er regelmatig security-scans (ook wel penetratie-testen) uitgevoerd door externe partijen, om er voor te zorgen dat we niets missen.

Onderwijsconvenant Privacy

Om de privacy van leerling nog beter te waarborgen, is Praktikon aangesloten bij het onderwijsconvenant Privacy (www.privacyconvenant.nl). In het convenant is de Wet bescherming persoonsgegevens vertaald naar de onderwijspraktijk. Bij de afspraken in het convenant staat voorop dat de school de regie heeft. De school is verantwoordelijk voor de zorgvuldige omgang met de persoonsgegevens van de leerlingen en de communicatie naar ouders. Praktikon ondersteunt scholen middels een bewerkersovereenkomst. Dit document eist een passende beveiliging van gegevens en maakt duidelijk welke gegevens Praktikon met welk doel in opdracht van de schoolbesturen verwerkt. Ook staan er technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen in die Praktikon in acht neemt bij de verwerking van de persoonsgegevens. U kunt deze bewerkersovereenkomst hier downloaden.

Toegang servicedesk

Praktikon heeft toegang tot de data, puur als doel om ondersteuning te bieden bij het implementatieproces. Voor het omgaan met privacygevoelige informatie hebben wij binnen Praktikon een protocol ‘Omgang met en bescherming van persoonsgegevens Praktikon B.V.’ opgesteld. Dit protocol kunt u hier vinden en hierin staan de afspraken die binnen Praktikon gelden omtrent het omgaan met privacygevoelige informatie. Daarnaast heeft PBISApps als ontwikkelaar van SWIS Suite toegang tot de data, maar enkel bij schriftelijke toestemming door Praktikon, met als doel het up-to-date houden van het programma en het verhelpen van eventuele bugs.