Scholen aan het woord: SWIS in het speciaal onderwijs

Ervaringen SG de Keyzer met SWIS Suite

“Hoe doen andere scholen dat?” is een vraag die we vaak horen tijdens de implementatie van SWIS Suite. Daarom introduceerden wij onlangs een nieuwe rubriek in de SWIS Suite nieuwsbrief. Hierin laten we scholen aan het woord over hun ervaringen met het programma. In deze editie van Scholen aan het woord: SWIS in het speciaal onderwijs. We spraken met Rob van der Meijden, adjunct-directeur van SG De Keyzer in Goirle. Als school voor speciaal onderwijs werken zij sinds 2018 met SWIS. Wat zijn de succesfactoren, waar liepen ze tegenaan, en wat kunnen andere scholen van hen leren?

Starten met SWIS: anders dan in het regulier onderwijs

Rob raakte op een eerdere werkplek bekend met SWIS Suite. Hij merkte daar al hoe lastig het kan zijn om incidenten te registreren op een speciaal onderwijs school. Toen hij met het team van SG de Keyzer begon aan het implementeren van PBS werd ook daar voor de incidentenregistratie voor SWIS Suite gekozen. Tijdens het opstarten ontdekte ze al snel dat een standaardinrichting niet zomaar werkt in het speciaal onderwijs.

“Op basis van wat er in SWIS mogelijk te registreren is - elke verstoring van de les, elke grote mond- als we dat allemaal registreren, dan hebben we per dag op onze school teveel te verwerken in SWIS. […] Als je alles registreert betekent dat een grote druk voor de medewerkers.”

Daarom koos de school ervoor dat niet leerkrachten, maar time-out medewerkers de incidenten registreren.

Wat was helpend – en wat werkte minder goed?

De start ging gepaard met veel overleg: wat telt als ‘groot’ of ‘klein’ gedrag? Wat registreer je wel of niet? Er is ook geprobeerd om preventieve signalen – zoals het uitdelen van kaarten met gedragsverwachtingen en consequenties – te registreren, maar dat bleek niet uitvoerbaar.

“Op het speciaal onderwijs kunnen we niet ieder grote mond registreren. Preventief registreren vergt veel van onze leerkrachten. We hebben de keuze gemaakt dit niet te registreren om administratieve lasten te verminderen. Het onderliggende gedrag brengen we nu in kaart met observaties door leerkrachten en klasobservaties.”

De flexibiliteit om SWIS aan te passen aan de eigen praktijk werkte goed. Zo zijn er extra aangepaste velden toegevoegd met onder andere aanvullende reden van gedrag (bijv. medicatie niet ingenomen, motorische onrust, overprikkeling) en tijdsduur (5 minuten, 5 – 15 minuten, >15 minuten).

“We hebben in het begin gestoeid met SWIS […] Ik denk dat we nu iets moois hebben staan.”

Benutten van gegevens

SWIS is inmiddels stevig ingebed op SG De Keyzer. Time-out medewerkers maken maandelijks analyses op leerling- en klasniveau en delen deze met leerkrachten en met de drie Commissies van Begeleiding (CvB) (onder-, midden- en bovenbouw).

“We willen de informatie vanuit SWIS betrekken bij CvB-problematiek waar we wat mee moeten. Dit heeft toegevoegde waarde.”

Rob zelf analyseert langere periodes en kijkt daarbij naar groepen, klaslokalen, tijdstippen en schakelmomenten. Daarbij toets hij of de gevoelens die er heersen, zoals het idee dat externaliserend gedrag de afgelopen tijd is toegenomen, kloppen in de cijfers die hij ziet in de rapportages van SWIS Suite. Deze informatie wordt benut voor gerichte gedragslessen.

Het eigenaarschap ligt bij het team zelf:

“Time-out medewerkers zijn eigenaar van SWIS Suite, van de aanpassingen en de verbeteringen. Als er iets beter kan of aangepast moet worden sturen zij dat aan mij.”

Rob’s tips & tricks

We eindigen deze rubriek met een samenvatting van de tips & tricks van onze geïnterviewde:

• Denk vooraf goed na over wie registreert en wat je wilt weten.
• Verwacht dat je blijft bijsturen: “Ik dacht dat wij ook goed hadden nagedacht vooraf. Maar als je aan de slag gaat, dan kom je erachter.”
• Zorg dat er een goede basis ligt voor de incidentenregistratie en dat het incidentenformulier en het maken van rapportages goed op elkaar zijn afgestemd: “Als we goed kunnen selecteren op onze zelf toegevoegde aangepaste velden, kunnen we met onze analyses goed vooruit.”
• Houd de administratieve last in de gaten – dat moet niet onderschat worden. Registreer alleen waar nodig.
• Breng (V)SO scholen met elkaar in contact. “Ik wil vooral het team van SWIS adviseren om verbinding te leggen tussen scholen en dan met name tussen Speciaal Onderwijs (SO) scholen.”

Nu zijn wij benieuwd: Herkennen jullie de tips & tricks van Rob of pakt jullie school dit heel anders aan? En is er op jullie school behoefte aan contact met andere (V)SO scholen die SWIS gebruiken? Laat het ons weten!

We willen Rob en SG de Keyzer hartelijk danken voor hun deelname aan dit interview. Heb je vragen of wil je misschien ook je verhaal kwijt? Laat het ons weten via info@swissuite.nl